ISTRUTTORIA DOCUMENTALE

L’istruttoria è la fase tendente ad acquisire dati e ad acclarare le circostanze di fatto o ad elaborare i dati necessari ad illuminare la successiva fase decisoria, ponendo in condizione la p.a. di valutare gli interessi rilevanti ai fini dell’adozione dell’atto: ciò sia attraverso lo studio di documenti, che tramite l’acquisizione di elementi di valutazione tramite ispezioni, accertamenti, esami.
Nell’ambito del procedimento amministrativo la fase istruttoria ha una sua precisa ed autonoma fisionomia giuridico-procedurale.

Scopo principale della fase istruttoria è quello di raccogliere, acquisire e valutare tutti gli elementi di fatto o di diritto necessari e propedeutici per una decisione che si deve necessariamente concretizzare in un atto o in un provvedimento. La fase istruttoria, fenomeno tipicamente endoprocedimentale, pertanto, è quella che immediatamente e necessariamente precede la fase della decisione.

A fronte di ciò si ricava che due sono i capisaldi che tuttora fondano la fase istruttoria e precisamente il principio dell’istruttoria scritta ed il principio della verità reale.

Il principio dell’istruttoria scritta implica che l’acquisizione di notizie o elementi di conoscenza può essere posta in essere o in modo autonomo o in sede di riesame degli atti che provengono da privati, come denunce, istanze o ricorsi oppure da organismi pubblici, come proposte o richieste. L’acquisizione di dati o notizie concerne le condizioni di ammissibilità (ossia l’esistenza e la sussistenza di un interesse legittimo nonché l’esistenza di una legitimatio ad agendum); i requisiti di legittimazione (ossia il possesso di requisiti oggettivi e soggettivi, come ad esempio il possesso di uno specifico titolo di studio, il godimento dei diritti civili o politici); le circostanze di fatto, che hanno una qualche rilevanza nell’ambito del provvedimento da emanarsi.

Una volta aperto il procedimento, l’istruttoria deve mirare alla verifica, concreta o documentale, di quanto espresso o dichiarato nell’atto propulsivo.

Il principio della verità reale consiste nell’assioma della libera valutazione delle prove, che parimenti proviene dalla dottrina processualistica (TAR Lazio, sez. I, 20.12.1986, n. 2334). Il momento della acquisizione dei dati è quello in cui l’autorità amministrativa accerta “tecnicamente” i presupposti di fatto o di diritto che consentono legittimamente l’adozione del provvedimento: il momento cioè in cui “La pubblica amministrazione forma le sue decisioni raccogliendo le informazioni rilevanti ed organizzandole sino a pervenire alle determinazioni finali, che poi vengono comunicate o diffuse al pubblico, nonché conservate, spesso unitamente al materiale propedeutico, per il loro eventuale riutilizzo a fini amministrativi, ovvero per ragioni di certezza ed eventualmente, in seguito, di interesse storico”. Tale accertamento, di norma, viene effettuato dallo stesso organo competente ad adottare il provvedimento finale, quando si tratta di esame documentale, ma anche da organi diversi di natura tecnica, quando la materia coinvolge interessi più ampi e materie specifiche.